Tôi được nghe & đọc rất nhiều câu “MỘT NGƯỜI VIỆT LÀM VIỆC BẰNG 3 NGƯỜI NHẬT NHƯNG 3 NGƯỜI VIỆT MỚI BẰNG 1 NGƯỜI NHẬT” và nguyên nhân là người Việt làm việc nhóm kém.
Nguyên nhân thực sự có phải như vậy?
Tôi đã làm việc & quan sát khá nhiều nhóm người Việt làm việc song song với nhóm người Nhật và thực ra câu nói trên không đúng một chút nào. Chúng ta làm việc ngang ngửa và thậm chí là hơn.
Nếu nhóm của có ai đó đang bị vấn đề về hiệu quả làm việc nhóm kém hoặc có quá nhiều vấn đề quản lý cần phải xử lý nguyên nhân là nhóm chúng ta tổ chức sai.
— Team vs Group—
Bạn biết chứ, chúng ta thường tổ chức công việc theo group (tổ) thay vì team (nhóm). Chính vì điều này nên rõ là không đạt được kết quả của nhóm.
Tổ (Group):
– Mỗi nhân viên làm phần việc của mình do quản lý điều phối
– Các thành viên gặp nhau định kỳ để đồng bộ thông tin
– Quản lý nắm mọi thông tin và thường là làm chủ được toàn bộ các hoạt động để hoàn thành nhiệm vụ nhóm
Nhóm (Team):
– Các thành viên phải làm việc trực tiếp với nhau để hoàn thành một công việc chung
– Quản lý mang tính chất hỗ trợ và lãnh đạo các thành viên
Nguyên nhân là vậy, còn cách giải quyết thì sao?
Làm sao để tổ chức được theo team?
Làm sao để mọi người chung một mục tiêu?
Làm sao để chúng ta không cần là một siêu nhân mà vẫn dẫn dắt nhóm được?
Các Team Leader được khuyên rất nhiều mẹo/nghệ thuật nhưng lại không có một cách tổ chức khoa học dẫn đến hầu hết chúng ta đều khá lúng túng, đặc biệt là các quản lý mới.
Đó là những câu hỏi mà hầu hết những người đi làm đều gặp phải, họ cảm thấy cách tổ chức của nhóm mình kém hiệu quả hoặc trưởng nhóm chưa đủ năng lực, nhưng lại không biết cách xử lý.
Câu trả lời là chúng ta cần hệ thống tổ chức khoa học (không phải nghệ thuật & mẹo mực) theo tiêu chuẩn quốc tế hiện đại để:
- Có teamwork thật sự
- Lãnh đạo không phải/cần là một người siêu nhân
- Mỗi thành viên đều có cơ hội tỏa sáng để lãnh đạo nhóm trong những kỹ năng nhỏ mà mình giỏi
Phương pháp này đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ và đang mang lại thành công ở những công ty rất khác nhau:
- Amazon
- Zappos
- Workbank
- Toyota
- Trường học
- Và rất nhiều công ty ở VN (các bạn có thể tham khảo các khách hàng của Học viện Agile)
Vậy đâu là cách thức tổ chức?
Toàn bộ nhóm nhỏ (tối đa 11 người) gọi là Nhóm Scrum. Nhóm Scrum được tổ chức như một nhóm đua thuyền rồng. Người có năng lực về sản phẩm/dịch vụ sẽ đóng vai trò lãnh đạo về sản phẩm (tên là Product Owner) – người lái thuyền. Người có năng lực về con người đóng vai trò người hỗ trợ họ (ScrumMaster) – người đánh trống và những người có kỹ năng chuyên môn, tất cả sẽ tham gia vào việc làm trực tiếp (các Nhà Phát triển) – người chèo thuyền.
Sản phẩm được chia nhỏ thành những hạng mục nhỏ – thường chia thành những phần nhỏ & có ý nghĩa với người dùng/khách hàng và được sắp xếp trong một danh sách có thứ tự tên là Product Backlog. Product Owner có trách nhiệm quản lý Product Backlog.
Trong mỗi khoảng thời gian cố định gọi là Sprint (ví dụ 02 tuần), Nhóm Phát triển lấy những hạng mục trong Product Backlog ra để hoàn thành. Cuối mỗi Sprint toàn bộ nhóm Scrum và các bên liên quan của sản phẩm/dịch vụ cùng ngồi kể kiểm tra xem những sản phẩm đã hoàn thiện tốt/phù hợp tới đâu và có điều chỉnh cho Sprint tiếp theo.
Trong mỗi Sprint Nhóm Phát triển được tự chủ & chịu trách nhiệm về cách thức hoàn thành. Các quản lý trao quyền cho họ.
Tác giả – Phạm Anh Đới
Giám đốc Học viện Agile